Underhållsplanering

Hur går det till att ta fram en underhållsplan?

Hur går underhållsplanering till? Finns det en bra mall för underhållsplanen att utgå ifrån? Det snabba svaret är nej. En underhållsplan bör vara unik för fastigheten den beskriver, för att kunna komma till nytta.

Däremot finns det såklart viktiga nyckelingredienser för en bra underhållsplan. På den här sidan förklarar vi hur vi jobbar med underhållsplanering och upprättar en Sustend Underhållsplan.

Varje Sustend Underhållsplan beskriver hur en specifik fastighet bör tas om hand. Den redovisar också kostnader för det periodiserade underhållet för just den fastigheten. En underhållsplan är alltså inget du plockar från hyllan i en butik. Att skapa en underhållsplan är ett projekt.

I stora drag går det till så här när vi tar fram en underhållsplan:

1. Informationsinsamling
2. Besiktning och mängdning
3. Sammanställning av underhållsplan
4. Genomgång och uppstart för att komma igång med arbetet

Som beställare delger ni oss en del information; men vi leder processen, så att ni mest kan åka med. Processen och de olika stegen beskrivs mer detaljerat längre ner på denna sida.

Vilka uppgifter och underlag behövs för underhållsplaneringen?

För att besvara den frågan behöver man först fundera på:

Hur ska underhållsplanen användas och av vilka?

Det är viktigt att anpassa underhållsplanen efter er verksamhet. Det kan exempelvis handla om hur planen ska vara indelad, hur de olika byggdelarna benämns och hur långt tidsspann den ska sträcka sig över. Här kan du läsa mer om hur man kan tänka kring tidsperspektiv i underhållsplaneringen. 

Annan information om fastigheten vi tittar på är:

Ålder och historik

När byggdes fastigheten? Vilka komponenter är original och vilka har bytts ut sedan dess? Alla byggdelar och komponenter har en förväntad livslängd. Informationen om fastighetens historik i kombination med bedömning av nuvarande status används vid underhållsplanering och ligger till grund för att bestämma vilken underhållsåtgärd som behöver göras när.

Storlek och antal komponenter

Hur många fönster finns det på fastigheten? Antal belysningar av en viss typ? Hur många kvadratmeter plåt på taket, längdmeter hängrännor, kvadratmeter putsfasad? Alla mängder används i underhållsplaneringen för att beräkna hur mycket varje åtgärdsprojekt kan förväntas kosta.

Material- och komponentval

Om det är trä-, tegel- eller putsfasad påverkar både vilka åtgärder som behövs, hur ofta de behöver upprepas och kostnader för varje åtgärd. Likadant är det för alla andra byggdelar och komponenter. En fastighet har plåtinklädda skorstenar, en annan har balkonger med smidesräcken och en tredje har en asfalterad parkeringsyta osv.

Utsatt för väder och vind?

Även de olika byggnadsdelarnas läge på huset; och husets läge i förhållande till omgivningen; påverkar. Sol, vind och vatten påverkar, men även människorna som vistas i fastigheten och sliter på de olika byggdelarna.

För en helt nybyggd fastighet, eller en fastighet som inte ens börjat byggas, kan mycket av underlaget samlas in digitalt.

Digital hantering av underhållsplanen

Arbeta smidigt och effektivt med Sustend Underhållsplan i Planima. Planima är en webbtjänst för underhållsplanering som Sustends underhållsplaner är kompatibla med.

Gå till Planima.se

Hur går besiktningen till vid framtagandet av underhållsplanen?

Förberedelser och rundvandring

Våra besiktningsmän med specialistkunskap inom fastighetsunderhåll förbereder sig inför besiktningen genom att läsa på det insamlade materialet för fastigheten. På plats behöver vi tillträde till alla utrymmen som ska besiktas. Här vill vi att någon som känner till fastigheten visar oss runt - så att vi vet vad som ska ingå i underhållsplanen och inte. Exempelvis kan det finnas lokaler som hyrs ut, där hyresgästen själv ansvarar för visst underhåll, som inte ska inkluderas i underhållsplanen. Personen som visar oss runt lämnar över nycklar, brickor och koder som behövs för att få tillträde till utrymmena som ska besiktas.

Okulär besiktning

Besiktningen är okulär - vilket innebär att vi går igenom allt som går att se och röra på plats. Vi gör inga förstörande prover och river ingenting på fastigheten. Vi använder heller inga mätinstrument för att komma åt sådant som finns bakom väggar eller inuti ledningar. Underhållsplanen kan jämföras med en allmän hälsokontroll. Det kan vara så att vi rekommenderar en fördjupad undersökning av vissa delar. Precis som en första läkarundersökning ibland konstaterar att det även behöver göras en röntgen, eller blodprov för att testa olika värden. Istället för att göra alla dessa fördjupade undersökningar direkt, börjar vi med den mer övergripande statusbesiktningen. Så att ni slipper beställa exempelvis karbonatiseringsprov i onödan.

Mängdning och dokumentation

Vi dokumenterar med foto vad vi ser och upptäcker på besiktningen. Vi tittar tillbaka på fotona för att minnas från besiktningen när vi sammanställer underhållsplanen på kontoret. Fotografierna används också till en besiktningsrapport. Besiktningsrapporten som förklarar fastighetens status, vilka åtgärder som behövs och bakgrund till bedömningarna, för den som ska använda underhållsplanen. Bilderna är också bra att ha när vi behöver diskutera ovanliga fynd med kollegor som inte var med på besiktningen.

Vi räknar antalet byggnadsdelar och komponenter och mäter ut med lasermätare och mäthjul. Fuktindikator används där det misstänks fukt och ibland har vi med oss drönare för att komma åt att ta bilder på annars svåråtkomliga utrymmen på taket eller högt uppe på fasaden.

Vad ingår i besiktningen för att ta fram en underhållsplan?

Vad som ingår i underhållsplanen beror på vad fastighetsägaren vill ska ingå. Vi är flexibla och anpassar våra underhållsplaner utifrån den som ska använda planen. Som vi nämnt finns det ingen allmängiltig mall för underhållsplan som man utgår från. Det gör att ingen besiktning heller är den andra lik. Generellt brukar vi dock dela in fastigheten i fem kategorier.

Mark

Asfaltering, fast egendom på marken, kantsten, murar, belysningar och parkeringar exempelvis.

Fasader

Här ingår exempelvis fasadmaterial, balkonger, entréer, dörrar, fönster, stuprör, loftgångar, belysningar och glaspartier.

Tak

Takytor och tillhörande delar: takmaterial, skorsten, installationer på taken, terrasser, plåtdetaljer, taksäkerhet, stegar och så vidare.

Installationer

Hit räknar vi de tekniska installationerna, som de för vatten, avlopp, värme och kyla, ventilation, el, hiss och så vidare.

Invändigt

Exempelvis ytskikt i de invändiga utrymmen som ska ingå i underhållsplanen.

Sammanställning och projektindelning

Vi ser till fastighetens helhet. När vi inventerat, besiktat och analyserat de olika byggdelarna så sammanställer Sustends byggkonsulter resultatet. Våra projektledare inom underhållsplanering har ett tätt samarbete med byggprojektledarna. Sustend Underhållsplan är inte bara en lista över åtgärder. Vi samordnar åtgärder i färdiga projektindelningar.

Spara tid och pengar

Ett byggprojekt innehåller ofta mer än en enskild åtgärd. Det kan löna sig mycket i både tid och pengar att klumpa ihop separata projekt. Ibland gör det tvärtom entreprenaden mer komplex. Vi gör en bedömning av hela fastigheten och tittar på vad som är lämpligt att ert nästa projekt bör omfatta.

Hur lång tid tar det att göra en underhållsplan?

Sustends underhållsspecialister producerar tillsammans flera nya underhållsplaner varje vecka och har en effektiv produktionsmetod. Även om det inte finns en mall för innehållet i underhållsplanen, så har vi såklart inarbetade arbetssätt. På så sätt säkerställer vi hög kvalitet, samtidigt som vi jobbar effektivt.

Hur lång tid besiktning och sammanställning tar för just er underhållsplan beror på vad ni vill ska ingå, samt hur fastigheten ser ut.

Vilka är det som gör Sustend Underhållsplan?

Alla projektledare inom underhållsplanering på Sustend har olika bakgrunder inom bygg- och fastighet. Vi är också anslutna till SBR – Sveriges Byggingenjörers Riksförbund. Några har jobbat med förvaltning tidigare, några har jobbat på entreprenörssidan. Alla är intresserade av fastigheter!