Underhållsplanering

- Att ta fram en underhållsplan

Hur går det till att ta fram en underhållsplan?

 

Finns det en bra mall för underhållsplan att utgå ifrån? Det snabba svaret är nej: en underhållsplan bör vara unik för fastigheten den beskriver, för att kunna komma till nytta.

Däremot finns det såklart viktiga nyckelingredienser för en bra underhållsplan. På den här sidan förklarar vi hur vi gör när vi upprättar Sustend Underhållsplan.

Varje Sustend Underhållsplan beskriver hur en specifik fastighet bör tas om hand. Den redovisar också kostnader för det periodiserade underhållet för just den fastigheten. En underhållsplan är alltså inget du plockar från hyllan i en butik. Att skapa en underhållsplan är ett projekt.

Besiktning

I stora drag går det till så här när vi tar fram en underhållsplan:

  1. Informationsinsamling
  2. Besiktning och mängdning
  3. Sammanställning av underhållsplan
  4. Genomgång och uppstart för att komma igång med arbetet

Som beställare delger ni oss en del information; men vi leder processen, så att ni mest kan åka med.

Det viktiga arbetet börjar dock först efter det!

Först när ni börjar använda och arbeta efter underhållsplanen skapar den verklig nytta. Underhållsplanen är exempelvis ett fantastiskt styrdokument för budgetering och andra ekonomiska beslut. Det vill säga om den innehåller rätt information och kan användas.

Många faktorer avgör vad som är en "bra" underhållsplan. Exempelvis hur underhållsplanen tagits fram och vad den innehåller. En undermålig underhållsplan kan faktiskt vara rent negativ för verksamheten.

Läs mer: Tre exempel på hur en underhållsplan kan göra mer skada än nytta.

Digital underhållsplanering på webben med Planima

Digital hantering av underhållsplanen

Arbeta smidigt och effektivt med Sustend Underhållsplan i Planima. Planima är en webbtjänst för underhållsplanering som Sustends underhållsplaner är kompatibla med.

Läs mer på Planimas hemsida.

Varför kan man inte bara använda en mall för att ta fram en underhållsplan?

Varje fastighet är unik. Det är stor skillnad på vilka åtgärder en nybyggd bostadsfastighet i trä behöver, jämfört med en industrifastighet i betong, eller en sekelskiftesfastighet. För att varken missa åtgärder, eller ta med för många, räcker det inte med en mall.

Dessutom tar ju inte en eventuell mall upp de olika byggdelarnas skick. Sustend Underhållsplan är alltid unik för varje fastighet. För att planen ska kunna användas i verkligheten behöver den vara verklighetsbaserad! Det är en självklarhet för oss.

 

Vilka uppgifter och underlag behövs för att ta fram underhållsplanen?

För att besvara den frågan behöver man först fundera på: Hur ska underhållsplanen användas och av vilka?

Det är viktigt att anpassa underhållsplanen efter er verksamhet. Det kan exempelvis handla om hur planen ska vara indelad, hur de olika byggdelarna benämns och hur långt tidsspann den ska sträcka sig över. Här kan du läsa mer om hur man kan tänka kring tidsperspektiv i underhållsplaneringen. 

 

Annan information om fastigheten vi tittar på är:

Ålder och historik

När byggdes fastigheten? Vilka komponenter är original och vilka har bytts ut sedan dess? Alla byggdelar och komponenter har en förväntad livslängd. Informationen om fastighetens historik i kombination med bedömning av nuvarande status ligger till grund för att bestämma vilket åtgärd som behöver göras när.

Fastighet i Göteborg

Storlek och antal komponenter

Hur många fönster finns det på fastigheten? Antal belysningar av en viss typ? Hur många kvadratmeter plåt på taket, längdmeter hängrännor, kvadratmeter putsfasad? Alla mängder används för att beräkna hur mycket varje åtgärdsprojekt kan förväntas kosta.

Material- och komponentval

Om det är trä-, tegel- eller putsfasad påverkar både vilka åtgärder som behövs, hur ofta de behöver upprepas och kostnader för varje åtgärd. Likadant är det för alla andra byggdelar och komponenter. En fastighet har plåtinklädda skorstenar, en annan har balkonger med smidesräcken och en tredje har en asfalterad parkeringsyta osv.

Utsatt för väder och vind?

Även de olika byggnadsdelarnas läge på huset; och husets läge i förhållande till omgivningen; påverkar. Sol, vind och vatten påverkar, men även människorna som vistas i fastigheten och sliter på de olika byggdelarna.

För en helt nybyggd fastighet, eller en fastighet som inte ens börjat byggas, kan mycket av underlaget samlas in digitalt.

Behöver ni en underhållsplan?

Hör av dig till oss på 010 - 175 69 09, info@sustend.se eller via formuläret, så kontaktar vi dig!

Hur går besiktningen till inför att upprätta en underhållsplan?

Förberedelser och rundvandring

Våra besiktningsmän med specialistkunskap inom fastighetsunderhåll förbereder sig inför besiktningen genom att läsa på det insamlade materialet för fastigheten. På plats behöver vi tillträde till alla utrymmen som ska besiktas. Här vill vi att någon som känner till fastigheten visar oss runt - så att vi vet vad som ska ingå i underhållsplanen och inte. Exempelvis kan det finnas lokaler som hyrs ut, där hyresgästen själv ansvarar för visst underhåll, som inte ska inkluderas i underhållsplanen. Personen som visar oss runt lämnar över nycklar, brickor och koder som behövs för att få tillträde till utrymmena som ska besiktas.

Okulär besiktning

Besiktningen är okulär - vilket innebär att vi går igenom allt som går att se och röra på plats. Vi gör inga förstörande prover och river ingenting på fastigheten. Vi använder heller inga mätinstrument för att komma åt sådant som finns bakom väggar eller inuti ledningar. Underhållsplanen kan jämföras med en allmän hälsokontroll. Det kan vara så att vi rekommenderar en fördjupad undersökning av vissa delar. Precis som en första läkarundersökning ibland konstaterar att det även behöver göras en röntgen, eller blodprov för att testa olika värden. Istället för att göra alla dessa fördjupade undersökningar direkt, börjar vi med den mer övergripande statusbesiktningen. Så att ni slipper beställa exempelvis karbonatiseringsprov i onödan.

Mängdning och dokumentation

Vi dokumenterar med foto vad vi ser och upptäcker på besiktningen. Vi tittar tillbaka på fotona för att minnas från besiktningen när vi sammanställer underhållsplanen på kontoret. Fotografierna används också till en besiktningsrapport. Besiktningsrapporten som förklarar fastighetens status, vilka åtgärder som behövs och bakgrund till bedömningarna, för den som ska använda underhållsplanen. Bilderna är också bra att ha när vi behöver diskutera ovanliga fynd med kollegor som inte var med på besiktningen.

Vi räknar antalet byggnadsdelar och komponenter och mäter ut med lasermätare och mäthjul. Fuktindikator används där det misstänks fukt och ibland har vi med oss drönare för att komma åt att ta bilder på annars svåråtkomliga utrymmen på taket eller högt uppe på fasaden.

Vad ingår i besiktningen för att ta fram en underhållsplan?

Vad som ingår i underhållsplanen beror på vad fastighetsägaren vill ska ingå. Vi är flexibla och anpassar våra underhållsplaner utifrån den som ska använda planen. Som vi nämnt finns det ingen allmängiltig mall för underhållsplan som man utgår från. Det gör att ingen besiktning heller är den andra lik. Generellt brukar vi dock dela in fastigheten i fem kategorier.

Mark

Asfaltering, fast egendom på marken, kantsten, murar, belysningar och parkeringar exempelvis.

Fasader

Här ingår exempelvis fasadmaterial, balkonger, entréer, dörrar, fönster, stuprör, loftgångar, belysningar och glaspartier.

Tak

Takytor och tillhörande delar: takmaterial, skorsten, installationer på taken, terrasser, plåtdetaljer, taksäkerhet, stegar och så vidare.

Installationer

Hit räknar vi de tekniska installationerna, som de för vatten, avlopp, värme och kyla, ventilation, el, hiss och så vidare.

Invändigt

Exempelvis ytskikt i de invändiga utrymmen som ska ingå i underhållsplanen.

Sammanställning och projektindelning

Vi ser till fastighetens helhet. När vi inventerat, besiktat och analyserat de olika byggdelarna så sammanställer Sustends byggkonsulter resultatet. Våra projektledare inom underhållsplanering har ett tätt samarbete med byggprojektledarna. Sustend Underhållsplan är inte bara en lista över åtgärder. Vi samordnar åtgärder i färdiga projektindelningar.

 

Spara tid och pengar

Ett byggprojekt innehåller ofta mer än en enskild åtgärd. Det kan löna sig mycket i både tid och pengar att klumpa ihop separata projekt. Ibland gör det tvärtom entreprenaden mer komplex. Vi gör en bedömning av hela fastigheten och tittar på vad som är lämpligt att ert nästa projekt bör omfatta.

 

Genomgång och uppstart

Det är viktigt för oss att underhållsplanen kommer till nytta. Vi går igenom den färdigproducerade planen och har ett uppstartsmöte med de som ska använda den. Nästa steg ska vara tydligt och vårt mål är att alla förutsättningar ska finnas på plats för att nå dit. Vi stöttar såklart och svarar på frågor, så att det blir lätt att komma igång och dra nytta av alla fördelar.

För att göra tillvaron som fastighetsägare ännu enklare har vi även byggprojektledare som kan hjälpa till att förverkliga åtgärdsprojekten; från projektering, upphandling och avtalsskrivning med entreprenör; till byggledning, slutbesiktning och överlämning!

Läs mer: Sustend Projektledning

 

Arbeta effektivt med underhållsplanen

Underhållsplanen behöver uppdateras kontinuerligt allteftersom åtgärder genomförs eller skjuts på framtiden – annars blir den snabbt inaktuell. Vi rekommenderar att uppdateringen görs i Planima, webbtjänsten specialiserad på underhållsplanering. Sustends underhållsplaner är alltid kompatibla med Planima och vi importerar automatiskt. Tjänsten är så pass enkel att använda att det bara är för er att logga in och starta igång. Vill ni hellre använda Excel eller kanske till och med papper och penna så kan ni göra det. När vi producerat underhållsplanen är den er – ni låser aldrig fast er till oss!

 

Hur uppdaterar man underhållsplanen?

Fastighet i Stockholm

Hur lång tid tar det att göra en underhållsplan?

Sustends underhållsspecialister producerar tillsammans flera nya underhållsplaner varje vecka och har en effektiv produktionsmetod. Även om det inte finns en mall för innehållet i underhållsplanen, så har vi såklart inarbetade arbetssätt. På så sätt säkerställer vi hög kvalitet, samtidigt som vi jobbar effektivt.

Hur lång tid besiktning och sammanställning tar för just er underhållsplan beror på vad ni vill ska ingå, samt hur fastigheten ser ut.

 

Vilka är det som gör Sustend Underhållsplan?

Alla projektledare inom underhållsplanering på Sustend har olika bakgrunder inom bygg- och fastighet. Vi är också anslutna till SBR – Sveriges Byggingenjörers Riksförbund. Några har jobbat med förvaltning tidigare, några har jobbat på entreprenörssidan. Alla är intresserade av fastigheter!

 

Om oss på Sustend

Anton undersöker en BIM-modell för underhållsplanering

Framtidens underhållsplanering!

Har du hört talas om BIM?

BIM står för Building Information Modeling och innebär att samla information om en fastighet digitalt. Tillsammans med Zynka BIM har vi på Sustend utvecklat Underhållsplanering i BIM för ännu effektivare fastighetsförvaltning!

 

Jag vill veta mer om Underhållsplanering i BIM

Therese Dannberg, kundansvarig Sustend. Kan svara på frågor om underhållsplan!

Hör av dig!

Vill du att vi upprättar en underhållsplan åt dig? Eller vill du höra oss berätta mer om hur det går till? Hör av dig! Kontakta oss på 010 - 175 69 09, info@sustend.se eller via formuläret här.