Vanliga missar i förvaltningen

FasadVi är väldigt glada över att få arbeta med en mängd olika fastighetsägare av varierande storlek. Oftast fungerar deras förvaltning bra, men vi ser återkommande missar som oftast leder till stora problem och kostnader. Här kommer några vanliga missar och några tankar om hur de kan undvikas.

”Lappa och laga” – Att fastna i små akuta åtgärder
Många fastighetsägare har snabba och finurliga lösningar på allt som dyker upp. Detta är en oerhörd tillgång i fastighetsförvaltningen, men kan också bli riskabelt om fokus gradvis flyttas mot att Reagera istället för att Agera. Risken finns att den tekniska förvaltningen fastnar i ”brandsläckning” i form av akuta reparationer och därmed glöms ofta de stora förebyggande åtgärderna bort. Detta får till följd att man hela tiden åtgärdar symtomen av ett fel istället för grundorsaken. På detta vis skjuter fastighetsägaren ett växande underhållsbehov framför sig, tills skadorna blir så svåra att inga alternativ än akut och omfattande reparation kvarstår. Hade man istället jobbat förebyggande från början och samordnat underhållet i större projekt hade mycket av det akuta underhållet kunnat undvikas och underhållskostnaderna sänkas totalt sett. Lösningen? Underhållsplanering tillsammans med en tydlig struktur och ansvarsfördelning av det planerade och löpande underhållet.

”Vi har det i en pärm någonstans” – Dokument och ritningar på vift
En stor del av vår arbetstid går åt till detektivarbete. Oavsett om vi tar fram en underhållsplan eller jobbar med byggledning och gör förfrågningsunderlag till ett byggprojekt så behöver vi tillgång till aktuella dokument såsom ritningar, beskrivningar och protokoll. Dessa är sällan samlade på ett bra sätt och mycket sällan tillgängliga i digitalt format, vilket leder till mycket merarbete och att, i värsta fall, viktiga dokument helt saknas. Ett bra digitalt dokumentsystem och digitalisering av de viktigaste dokumenten ser vi som en grundförutsättning för en kostnadseffektiv fastighetsförvaltning och är ofta en liten kostnad ställt i proportion till den tid man kan spara och det mervärde som det ger till fastighetsbeståndet.

”Kan själv” – Att inte ta hjälp förrän det är för sent
Fastighetsförvaltning blir snabbt ett allt mer kunskapskrävande område i takt med att teknik och arbetssätt utvecklas. Detta vill dock många organisationer inte acceptera, vilket yttrar sig i att man är ovillig att ta in externa specialister för att hjälpa till i mer djuplodande tekniska, ekonomiska eller juridiska frågor. Något som kan tyckas konstigt om man t.ex. jämför med hur vi ser på en bil – det är naturligt att vända sig till en specialist med jämna mellanrum för kontroll och hjälp med förebyggande underhåll. Förvånansvärt nog verkar inte detsamma gälla för fastigheter, som har ett mångfalt större värde. Att ta in en bra specialist som gör arbetet rätt från början sparar oftast tid och pengar i det långa loppet.

”Jag vet inte, han slutade i höstas” – Kunskap och rutiner som är personberoende
Vi ser en förvånansvärd brist på standardiserade rutiner och processer i vår bransch. Istället för att följa enkla och enhetliga instruktioner och processer kan arbetet skilja sig avsevärt mellan olika personer, grupper, avdelningar och regioner. Detta gör fastighetsägaren sårbar för personalförändringar och mycket tid läggs på onödig administration. En gemensam inventering av alla vanligt förekommande processer kan snabbt utföras av personalen och ger möjligheter att standardisera och utveckla.

Känner du igen dig? Som tur är kan problemen ovan oftast avhjälpas med ganska små medel. Det viktigaste är att få in ett långsiktigt och strukturerat tänkande i förvaltningen. Precis detta hjälper vi våra kunder med, vilket sparar stora pengar och bidrar till att skapa en bekymmerfri tillvaro som fastighetsägare. Slå oss en signal så berättar vi mer!

Du kan också läsa mer på vår hemsida om hur vi kan hjälpa dig:

Fastighetsförvaltning – Med Sustend Fastighetsförvaltning får du ett enklare liv som fastighetsägare.
Byggledning – Sustend Byggledning ger dig bekymmersfria byggprojekt.
Underhållsplanering – En Sustend Underhållsplan hjälper er att strukturera underhållet av er fastighet på ett enkelt och tydligt sätt.
Fastighetsarkivet – Alla dokument på en och samma plats, dessutom automatiskt backupat och krypterat.

Anton Klintenberg
ak@sustend.se

0709 63 95 64