Uppdatera underhållsplanen
Uppdatera underhållsplanen med löpande mellanrum för att säkerställa att kostnader och åtgärder speglar verkligheten.
Hur ofta behöver underhållsplanen uppdateras?
Löpande uppdatering av underhållsplan är en förutsättning för att hålla fastigheten i gott skick och att ta beslut baserade på rätt förutsättningar. Som minimum är det bra att sätta sig ner en gång per år och gå igenom alla åtgärder. Så att alla uppgifter är aktuella inför nästa år. Det underlättar även för eventuell överlämning till någon annan som ska sätta sig in i, eller ta över, arbetet med fastighetsunderhållet. Vi rekommenderar även en grundlig genomgång av hela fastigheten vart 3:e – 5:e år.
För att ta ett exempel: Står det i underhållsplanen att fönstren behöver målas? Så snart arbetet är utfört bockas punkten av i planen. Var det ett par åtgärder som inte hanns med eller som det inte fanns utrymme för i budgeten under året? Då flyttas de åtgärderna fram ett eller ett par år. Nästa person som plockar upp underhållsplanen vet då vad som redan är gjort och vad som är kvar att göra. Arbetet blir inte bundet till en specifik person, istället blir det lätt att lämna över. Ingen information går heller till spillo om all historik sparas och lagras kopplat till underhållsplanen.
Bra att tänka på med uppdatering av underhållsplan
Åtgärder som behöver upprepas: Exempelvis ”dammbindning golv vart femte år”, bör inte försvinna helt när de bockas av utan vara återkommande även i underhållsplanen.
Spara historiken: För att kunna lämna över smidigt till nästa person som ska arbeta med underhållsplanen.
Flytta fram åtgärder som inte hunnits med: Finns det kvar åtgärder bakåt i tiden kan det uppstå onödiga frågetecken kring vad som är gjort och inte.
Passa på att spara kunskap Om exempelvis vilken entreprenör eller metod som användes; fungerade det bra eller mindre bra? Det är nyttigt att veta i framtiden för att inte behöva uppfinna hjulet på nytt!
Behåll projekttänket: Sustends Underhållsplaner tittar på fastigheten som helhet. Enskilda åtgärder kan höra ihop med varandra. Alltså med fördel genomföras samtidigt. Flyttas en åtgärd kan det därför vara aktuellt att flytta fler sammanhängande.
Olika sätt att uppdatera underhållsplanen
Uppdatera underhållsplan med papper och penna
Det här är inget vi rekommenderar. Det behöver vara ett väldigt stort papper, eller väldigt många papper som blir svåra att hålla reda på. De försvinner, spills kaffe på… Det blir snabbt kluddigt och rörigt när åtgärder ska strykas över och justeras. Det finns helt enkelt bättre sätt att göra det på.
Uppdatera underhållsplan i Excel
Excel är ett annat alternativ. Digital lagring är säkrare och smidigare än fysiska papper. Vi har mycket erfarenhet av underhållsplaner i Excel – främst genom kunder som vänder sig till oss för att deras Excel-underhållsplan har blivit helt omöjlig att hantera. Excelbladet blir större och större, det är svårt att få överblick och dokumentet skickas mellan olika personer… ”Vänta lite, är det här verkligen den senaste versionen, ändrade inte vår ekonomiansvarige i planen bara för ett par veckor sedan?”.
Digitala tjänster för underhållsplanering
Än bättre än Excel är såklart en digital tjänst – där alla uppgifter om underhållsplanen sparas och uppdateras kontinuerligt. Det finns ett par olika system att välja mellan. De flesta är stora, tungrodda program med en mängd funktioner för förvaltning, drift och underhåll. Är syftet att effektivisera och underlätta arbetet med underhållsplanen är de därför långt ifrån optimala. För smidigast arbete bör du välja en tjänst som är specialiserad på underhållsplanering.
Att tänka på innan ni signar upp er på ett fastighetssystem för att hålla underhållsplanen uppdaterad
Jämfört med ett stort system är Excel oftast lättare att förstå och hantera. Särskilt när ansvaret för att uppdatera underhållsplanen ska lämnas över någon gång (vilket ju är rimligt eftersom fastigheten förmodligen ska stå kvar i många decennier framöver), då är det bra att inte ha låst upp sig i ett system som kräver omfattande systemkunskaper. Fundera igenom vilka som ska kunna använda systemet & vad det behöver användas till.
Vill du få en kostnadsfri offert eller veta mer om våra tjänster? Kontakta oss så hjälper vi dig vidare