Är det dags att uppdatera underhållsplanen?
Hur ofta behöver underhållsplanen uppdateras?
Underhållsplanering är ett sätt att arbeta förebyggande och systematiskt med att hålla fastigheten i gott skick. En metod alltså, som pågår löpande. Därför behöver även underlaget: underhållsplanen, hållas levande och uppdateras kontinuerligt.
Som minimum är det bra att sätta sig ner en gång per år och gå igenom alla åtgärder. Så att alla uppgifter är aktuella inför nästa år. Det underlättar även för eventuell överlämning till någon annan som ska sätta sig in i, eller ta över, arbetet med fastighetsunderhållet.
För att ta ett exempel: Står det i underhållsplanen att fönstren behöver målas? Så snart arbetet är utfört bockas punkten av i planen. Var det ett par åtgärder som inte hanns med eller som det inte fanns utrymme för i budgeten under året? Då flyttas de åtgärderna fram ett eller ett par år. Nästa person som plockar upp underhållsplanen vet då vad som redan är gjort och vad som är kvar att göra. Arbetet blir inte bundet till en specifik person, istället blir det lätt att lämna över. Ingen information går heller till spillo om all historik sparas och lagras kopplat till underhållsplanen.
Bra att tänka på med uppdateringar
Åtgärder som behöver upprepas, exempelvis "dammbindning golv vart femte år", bör inte försvinna helt när de bockas av utan vara återkommande även i underhållsplanen.
Spara historiken. För att kunna lämna över smidigt till nästa person som ska arbeta med underhållsplanen.
Flytta fram åtgärder som inte hunnits med. Finns det kvar åtgärder bakåt i tiden kan det uppstå onödiga frågetecken kring vad som är gjort och inte.
Passa på att spara kunskap om exempelvis vilken entreprenör eller metod som användes; fungerade det bra eller mindre bra? Det är nyttigt att veta i framtiden för att inte behöva uppfinna hjulet på nytt!
Behåll projekttänket! Sustends Underhållsplaner tittar på fastigheten som helhet. Enskilda åtgärder kan höra ihop med varandra. Alltså med fördel genomföras samtidigt. Flyttas en åtgärd kan det därför vara aktuellt att flytta fler sammanhängande.
Hur går det till att uppdatera en underhållsplan?
Det finns olika tillvägagångssätt. Vi förespråkar digital hantering av underhållsplanen. Helt enkelt för att det är effektivast och lättast. Sen tillkommer det massa fördelar som hjälper er verksamhet. Men det finns såklart andra alternativ också.
Uppdatera underhållsplan med papper och penna
Det här är inget vi rekommenderar. Det behöver vara ett väldigt stort papper, eller väldigt många papper som blir svåra att hålla reda på. De försvinner, spills kaffe på... Det blir snabbt kluddigt och rörigt när åtgärder ska strykas över och justeras. Det finns helt enkelt bättre sätt att göra det på.
Uppdatera underhållsplan i Excel
Excel är ett annat alternativ. Digital lagring är säkrare och smidigare än fysiska papper. Vi har mycket erfarenhet av underhållsplaner i Excel - främst genom kunder som vänder sig till oss för att deras Excel-underhållsplan har blivit helt omöjlig att hantera. Excelbladet blir större och större, det är svårt att få överblick och dokumentet skickas mellan olika personer... "Vänta lite, är det här verkligen den senaste versionen, ändrade inte vår ekonomiansvarige i planen bara för ett par veckor sedan?".
Digitala tjänster för underhållsplanering
Än bättre än Excel är såklart en digital tjänst – där alla uppgifter om underhållsplanen sparas och uppdateras kontinuerligt. Det finns ett par olika system att välja mellan. De flesta är stora, tungrodda program med en mängd funktioner för förvaltning, drift och underhåll. Är syftet att effektivisera och underlätta arbetet med underhållsplanen är de därför långt ifrån optimala. För smidigast arbete bör du välja en tjänst som är specialiserad på underhållsplanering.
Att tänka på innan ni signar upp er på ett fastighetssystem för att uppdatera underhållsplan
Jämfört med ett stort system är Excel oftast lättare att förstå och hantera. Särskilt när ansvaret för att uppdatera underhållsplanen ska lämnas över någon gång (vilket ju är rimligt eftersom fastigheten förmodligen ska stå kvar i många decennier framöver), då är det bra att inte ha låst upp sig i ett system som kräver omfattande systemkunskaper. Fundera igenom vilka som ska kunna använda systemet & vad det behöver användas till.
Planima
Visst är vi lite partiska när vi säger det, med tanke på vårt nära samarbete, men det finns en webbtjänst som är överlägset bäst när det kommer till underhållsplanering. Planima, namn på både företaget och tjänsten, är specialiserat på just underhållsplanering. Med fokus på enkelt och effektivt är det branschens mest lättarbetade tjänst. Våra kunder brukar kort och gott säga "WOW!" när de börjar arbeta i Planima. Särskilt de som tidigare testat andra program.
Sustends underhållsplaner är direkt kompatibla med Planima och vi hjälper er gärna igång i tjänsten.
Förnyad besiktning och större uppdatering
När underhållsplanen först togs fram bör det ha gjorts en besiktning av fastigheten av en besiktningsman med kunskap inom underhållsplanering. Besiktningen görs exempelvis för att konstatera alla komponenters nuvarande skick och utifrån det bedöma när i tiden de behöver åtgärdas samt hur ofta. Ju längre fram i tiden åtgärderna hamnar, desto osäkrare blir bedömningen. Om tio år kan väder och vind, bruksslitage eller andra oväntade händelser och projekt ha påverkat mer eller mindre än förväntat.
Dessutom, beroende på vilket tidsperspektiv underhållsplanen har, kan det finnas åtgärder som först hamnat bortanför planens tidshorisont. Säg att en underhållsplan sträcker sig över 15 år. Sådant som inte behöver åtgärdas förrän om 20 år hamnar därmed inte i planen. Ju längre tiden går, desto mindre komplett kommer de närmsta åren vara.
Därför krävs det ibland lite mer arbete än att bara klicka på "uppdatera underhållsplan". En statusbesiktning av fastigheten för att uppdatera uppgifterna i underhållsplanen ger er koll på läget.
Behöver ni uppdatera er underhållsplan?
Vi hjälper er med genomgång av fastigheten för att se till att ni får en aktuell underhållsplan. Vill ni arbeta mer effektivt hjälper vi er att digitalisera underhållsplanen. Ring oss på 010 - 175 69 09 eller använd formuläret så kontaktar vi dig.
