Uppdatera underhållsplan – nyckeln till långsiktig kontroll och trygg fastighetsförvaltning

Att uppdatera er underhållsplan regelbundet är avgörande för hållbar och professionell fastighetsförvaltning. En aktuell och korrekt plan gör det möjligt att fatta rätt beslut, planera åtgärder i god tid och säkerställa att fastighetens värde bevaras – år efter år.

På Sustend hjälper vi fastighetsägare, bostadsrättsföreningar och förvaltare att hålla sina underhållsplaner levande, effektiva och lätta att använda. Oavsett om du använder Excel, digitalt system eller papper – här är vad du behöver veta för att lyckas.

Hur ofta bör man uppdatera underhållsplanen?

Som minimum bör du uppdatera underhållsplanen en gång per år. Det ger en bra grund för att:

• Stämma av vad som är genomfört
• Justera kommande åtgärder
• Säkerställa att budget och planering stämmer överens

Utöver den årliga uppdateringen rekommenderar vi en fördjupad översyn vart tredje till femte år, då hela fastigheten granskas för att fånga upp nya behov, åldrande material eller förändringar i användning.

Vad ska ingå när man uppdaterar en underhållsplan?

Genomförda åtgärder

Markera genomförda åtgärder som färdiga – spara gärna information om datum, kostnad och entreprenör.

Åtgärder som inte hanns med

Flytta fram dem och koppla gärna kommentarer till varför de blev kvar.

Återkommande insatser

Exempelvis målning vart 12:e år eller spolning av avlopp vart 10:e år – se till att de är kvar i planen som återkommande moment.

Historik och lärdomar

Vilken metod fungerade bäst? Vilken entreprenör levererade och vilken ska man akta sig för? Spara erfarenheter inför framtiden.

Samordning av åtgärder

Om ett arbete skjuts fram – påverkar det andra som kan eller bör göras samtidigt? Bevara helhetstänket.

Prisuppdatering

Se till att uppdatera priserna för de olika åtgärderna så att ni har rätt avsättning till underhållsfonden.

Olika sätt att uppdatera underhållsplanen

• Papper och penna – Inte rekommenderat. Svåröverskådligt, lätt att tappa bort och omöjligt att hålla uppdaterat över tid.
• Excel – Bättre än papper men ofta svårt att hantera i längden. Versioner försvinner, länkar bryts och det är lätt att tappa kontrollen. Många vänder sig till oss när deras excel blivit ohanterlig.
• Digitala tjänster – Det smidigaste och mest framtidssäkra sättet att uppdatera underhållsplanen. Alla åtgärder samlas digitalt, historiken bevaras och flera personer kan arbeta i samma system.

Välj rätt system för att uppdatera underhållsplanen

Alla digitala system är inte lika användarvänliga. Många är utvecklade för drift och förvaltning i stort – med onödigt många funktioner och höga trösklar. Inför valet, tänk igenom:

• Vem ska använda systemet? (Ex. styrelse, tekniker, förvaltare)
• Hur enkelt måste det vara att lämna över till någon ny?
• Behöver det verkligen vara integrerat med alla andra system?

Vår erfarenhet är tydlig: för de allra flesta är det bäst med ett specialiserat, lättanvänt system för underhållsplanering – inte ett mastodontverktyg för allt möjligt.

5 smarta tips när du ska uppdatera underhållsplanen

1. Sätt en årlig rutin – exempelvis varje höst inför budgetarbetet.
2. Behåll projekttänket – flyttas ett moment, följ upp om andra påverkas.
3. Dokumentera åtgärder och beslut – även de som inte blev av.
4. Spara lärdomar – om materialval, metoder eller entreprenörer.
5. Dela planen digitalt – så alla i styrelsen/förvaltningen är uppdaterade.