Projekt BRF – Effektiv Planering och Genomförande

Bostadsrättsföreningar (BRF) som ska förverkliga ett byggprojekt inser snabbt att det inte bara är att trycka på en knapp för att få saker att hända. Det är en lång väg från projektidé eller projektbehov till att byggnationen kan starta. Som styrelse i en bostadsrättsförening är det dessutom mycket annat som ingår i styrelseuppdraget utöver alla renoverings- och underhållsprojekt och det kan ibland vara värdefullt att ta in extern hjälp. Oavsett om det ni har framför er är ett större installationsprojekt såsom stambyte, relining eller tappvattenbyte. Eller ett utvändigt projekt som takomläggning, fönsterbyte eller fasadrenovering har ni säkerligen användning av de bästa tips som våra kunniga projektledare har samlat här.

För att förenkla för er har vi listat alla steg ni behöver gå igenom inför ett byggprojekt

Vikten av tidig planering i BRF-projekt

Att tänka på: När ska projektet genomföras? För att hinna planera, skriva ihop ett underlag och handla upp entreprenörer som kan utföra arbetet behöver planeringen göras i god tid. Det är ofta flera månader från idé till byggstart.

Exakt hur lång tid uppstart och olika moment tar varierar såklart från projekt till projekt. Våra projektledare kan hjälpa er ta fram en uppskattad tidsplan för just ert projekt. På så sätt kan ni få reda på när projektet kan förväntas vara färdigt.

Steg 1 – Planera i tid inför projektet

Vid planeringen av ett projekt i en bostadsrättsförening (BRF) är det viktigt att först ställa sig frågan om vilka åtgärder som ska ingå projektet? Du ser kanske med blotta ögat att fasaden behöver målas om men hur är det med fönster, stup- och hängrännor, med fönstren och andra detaljer på fasaden?

Ibland är det lämpligt att genomföra flera åtgärder i samma projekt för att hålla nere kostnaderna. Därtill kan det ibland finns behov av att prioritera andra delar av fastigheten först.

Planering är viktigt i ett byggprojekt. Det är många personer som involveras – även i ett mindre projekt. För att allt ska fungera gäller det att skapa rätt förutsättningar från start. Ibland finns deadlines – vissa projekt är beroende av rätt väderförhållanden exempelvis. Projektering och upphandling kan ta alltifrån 2-3 månader till 1 år beroende på projektens omfattning så säkerställ att du är ute i god tid. Det är också lättare att få in de bästa anbuden med god framförhållning, innan entreprenörerna är uppbokade. Beroende på vilken typ av projekt ni ska genomföra tar det olika lång tid från idé till byggstart – en erfaren byggprojektledare kan hjälpa er med uppskattning av tidsplan.

Steg 2 – Se till fastighetens helhet i planeringen

Det är ofta möjligt att samordna åtgärder för att få ned den totala kostnaden för projektet. Exempelvis om ni har fönsterrenovering planerat år 1 och fasadrenovering år 4 kan det vara klokare att samköra dem för att slippa dubbel etableringskostnad från entreprenören och dubbla kostnader för resning och avveckling av fasadställning. Byggställningar kostar nämligen en hel del.

Åtgärder i helt olika projekt kan också hänga ihop. Det är smart att tänka på i vilken ordning projekten bör genomföras. Precis som de flesta lägenhetsägare vet att det är lika bra att vänta med badrumsrenoveringen till efter stambytet. Behöver en markyta asfalteras och är det även ett dräneringsprojekt på gång? En helhetsbild av fastigheten – eller fastighetsbeståndet – hjälper er att besluta i vilken ordning projekten bör göras.

Steg 3 – Hur ska projektet finansieras?

Byggprojekt kostar pengar. Därmed är finansiering av projekt i en bostadsrättsförening (BRF) en viktig del av planeringen. Vanligt är att ta ett banklån för att kunna genomföra ett byggprojekt. Då vill banken ofta se ett gediget underlag för projektet; vad det omfattar och hur mycket det kommer att kosta.

Om ni i styrelsen har koll på planeringen blir banken tryggare. Då ökar chanserna att dels få ett lån och dels till goda villkor.

Extra förtroende får ni såklart om ni kan påvisa att ni har erfarenhet inom styrelsen att driva igenom liknande projekt, många föreningar kontaktar oss i det avseendet – att få en professionell och erfaren part som kan leda deras projekt så att föreningens pengar investeras på rätt sätt.

Steg 4 – Få igenom beslut och godkännanden

Det är inte alltid självklart att kunna starta upp byggprojekt – trots att fastigheten verkligen behöver det. I en styrelse kan det finnas många olika åsikter, viljor och prioriteringar. Då är det bra att kunna presentera ett sakligt och välgrundat underlag för varför projektet behöver genomföras. Exempelvis kan ni ta hjälp av en sakkunnig och oberoende projektledare, som ser till vad som faktiskt behöver göras på fastigheten. En statusbesiktning eller förstudie/ utredning ger er svar på vilka åtgärder som behövs, varför de behövs och vad de kostar.

Frågeställningar som kan vara lämpliga att besvara är:

• Varför behöver projektet genomföras?
• Vad kommer det innebära för de som bor eller vistas i fastigheten? Både ekonomiskt och praktiskt under projektets gång?
• Vem har kommit fram till att det är just det här projektet som behöver göras nu?
• Hur gjordes utredningen?

Måste man ta upp förslag om projekt på bostadsrättsföreningens årsstämma?

Vad står det i stadgarna egentligen? Vilka andra regler gäller?

Vissa brf-styrelser väljer att ta upp frågan om byggprojekt på årsstämman för omröstning. Det är dock sällan nödvändigt. Styrelsen har ofta ansvarsfrihet – vilket innebär att beslut om byggprojekt inte alltid måste förankras på årsstämman. För att korta byggprojektets ledtider fattar styrelsen effektivast ett eget beslut.

Är ni osäkra på vad som gäller? Ni är alltid välkomna att kontakta oss så hjälper vi er att reda ut!

Steg 5 – Utse någon som är ansvarig för att leda projektet

Delat ansvar kan kännas lättare. Det är ett väldigt stort ansvar att ensam leda hela byggprojektet, i synnerhet för dig som sitter i en brf-styrelse. Styrelseuppdraget är ju vanligtvis en sidosyssla parallellt med jobbet. Men om ingen tar på sig huvudansvaret riskerar det att viktiga frågor i projektet faller mellan stolarna. Vi rekommenderar att en huvudansvarig utses, oavsett om ni väljer någon från styrelsen eller en extern konsult. 

Vår rekommendation är också att kontakta projektledarombud för att höra vad vi eller våra branschkollegor kan erbjuda er för stöd och resurser i ert projekt.

Oaktat om ni väljer att göra det själv eller ta in extern hjälp behöver den huvudansvariga för projektet ha koll på:

• Juridik: Det juridiska ansvaret är stort på en byggherre: det är ni som ansvarar för att branschregler och myndighetskrav åtföljs. Det är också viktigt att ha koll på entreprenadjuridiken för att lättare kunna orientera er kring era rättigheter och skyldigheter gentemot entreprenören.
• Byggteknik: Även om entreprenören är experten så behöver projektledaren kunna svara på frågor och fatta beslut under projektet. Att ställa rätt krav på entreprenören och få med alla detaljer i ett förfrågningsunderlag kräver också teknisk kunskap.
• Ekonomi:Vad är rimliga kostnader för projektet? Vad är rimliga kostnader för ÄTA-arbeten (ändring, tilläggs och avgående arbeten)? Hur riskerar vi att inte betala för mycket under projektets gång? Alla dessa frågor ska den ansvariga ha koll på.
• Kommunikation: Vilka människor påverkas av projektet? Vad behöver de veta och när? Hur får det tillgång till informationen? Till vem vänder de sig med frågor.

Steg 6 – Projektera ordentligt innan upphandling

Det är många steg som behöver beaktas vid projekteringen och framtagningen av ett förfrågningsunderlag. Hur ser stommen ut bakom teglet? Vilket typ av ventilerat putssystem lämpar sig bäst för huset med tanke på läget och utformning? Hur ska ansluten ske till fönster och dörrar? Hur säkerställs ett långsiktigt hållbart resultat?

Ju grundligare förarbetet är desto färre ”överraskningar” kan du förvänta dig under själva produktionen. Det är konstaterat inte bara av oss utan generellt av empiriska studier som gjorts och påvisat att den största drivande faktorn till så kallade ”ÄTA-kostnader” är bristfälligt projekteringsunderlag. 

En annan fördel med en grundlig projektering är att det blir lättare att jämföra och konkurrensutsätta entreprenörer på lika villkor. Det är dessutom förfrågningsunderlag man alltid går tillbaka till i tvister med entreprenören om vad som blivit upphandlat kontra levererat.

Till den tekniska beskrivningen rekommenderar vi även att ta fram administrativa föreskrifter som ger struktur och konsensus åt bygghandlingar och andra dokument som behövs för att genomföra arbetet. De säkrar också kvaliteten i avtal, överenskommelser och anbud, då de erbjuder verktyg som säkrar arbetsprocessen.

Steg 7 – Ta in flera anbud och kvalitetssäkra entreprenörerna

Vi rekommenderar att ta in minst tre anbud och att dessa ”nollställs” mot varandra. Det vill säga att ni lusläser vad entreprenören egentligen har offererat och vilka reservationer dessa har gjort. Gör anbuden så jämförbara som möjligt och räds inte för att ställa frågor till entreprenörerna innan ni tar beslut om vem ni ska gå vidare med.  

Steg 8 – Upprätta ett entreprenadkontrakt

Enligt ABT 06 eller AB 04 beroende på om det är en total- eller utförandeentreprenad ni handlar upp.

Steg 9 – Kommunikationsplan för hela projektet

Underhållsprojekt påverkar allihop de boendes tillvaro, vidare kan det finns andra intressenter som behöver ha insyn i projektet, exempelvis grannar och myndigheter. Vi rekommenderar därför att ha en klar kommunikationsplan som kartlägger:

• Vem/Vilka: projektdeltagare som finns? Är det fler än de som aktivt arbetar i projektet som påverkar och påverkas av entreprenaden.
• Vad/Vilken: information som projektdeltagarna behöver tillgång till.
• När: Vilken information ska ut när – exempelvis med hur god framförhållning behöver boende veta att vattnet kommer att stängas av?
• Hur: På vilket sätt når ni bäst ut till de som påverkar eller påverkas av projektet.

Steg 10 – Glöm inte att anlita en besiktningsman när projektet är färdigställt

Att genomföra en slutbesiktning är inte bara en formalitet utan en nödvändig åtgärd för att säkerställa att ditt byggprojekt uppfyller alla regelverk och går i linje med vad du har handlat upp. Besiktningsmannens uppgift är att som oberoende part titta på vad som blivit upphandlat mot vad som blivit levererat och därefter ta ett ställningstagande till om entreprenaden ska godkännas eller inte. Besiktningsmannen går igenom förfrågningsunderlag, byggmötesprotokoll, entreprenörens egenkontroller och synar entreprenaden på plats för att därefter ta ett ställningstagande till om entreprenaden ska godkännas eller inte.

Efter entreprenadens godkännande har 5 års garantitid under vilken fel som uppkommer efter slutbesiktningen ska åtgärdas av entreprenören, därutöver har du ytterligare 5 års ansvarstid.

Vi får saker att hända

Vi förstår, det är en komplex uppgift att ta hand om en fastighet. Men taket lagar sig inte självt. Kontakta oss på Sustend så hjälper vi er vidare med nästa byggprojekt, så att ni slipper akuta åtgärder och ännu mer att göra.