Hyresgästanpassning – byggprojektledaren förklarar
Hyresgästanpassning och lokalomvandlingar är omfattande projekt som många fastighetsägare står inför årligen för att tillgodose sina hyresgästers behov. Men hur går egentligen en lyckad lokalomvandling till?
Behöver du hjälp med hyresgästanpassning?
Vad är en hyresgästanpassning?
Först behöver vi reda ut begreppet. Hyresgästanpassningar är åtgärder som utförs för att skapa effektivare ytor till den verksamhet som ska bedrivas i lokalen. Att anpassa lokaler är oftast ett bättre alternativ än att riva och bygga nytt, både ur ett hållbarhetsperspektiv och av ekonomiska skäl. Välplanerade anpassningar som gör lokalen mer flexibel och användbar för såväl nuvarande som framtida hyresgäster är en god investering som medför en värdegenerering till fastigheten.
En lokalanpassning kan innebära att fastighetsägaren bygger om tomma lokaler till lägenheter, att en kontorslokal byggs om till att fungera som restaurang eller butik, eller att planlösningen förändras för att bättre möta hyresgästens efterfrågan. Spannet är med andra ord stort.
Vem planerar hyresgästanpassningarna?
Det vanligaste proceduren är att en byggprojektledare tillsammans med hyresgästen går igenom alla de anpassningar som denne vill ha genomförda. Projektledarens initiala uppgift blir att utreda vilka möjligheter som finns samt bedöma kostnader och tidsåtgång för genomförandet. Hyresvärden eller fastighetsägaren använder sedan detta underlag i förhandling med hyresgästen, och om kunden accepterar förslaget så tar projektledaren över ansvaret för att utföra anpassningen.
”Det finns alltid lika många synvinklar som parter i en förhandling. Utmaningen är att få alla att enas om en gemensam målbild. Där är vår roll som projektledare extremt viktig. Hyresgästen måste exempelvis förstå vikten av att tänka hållbart vad gäller planlösningar och material och för hyresvärden gäller det att hjälpa hyresgästen att sätta sin prägel på lokalen så att den speglar varumärket och verksamheten. Oftast prioriteras kortsiktiga ekonomiska intressen men då försöker vi visa våra kunder att det är lönsammare att ha ett längre, mer holistiskt perspektiv”, säger Saidom Shahgiriev, Sustend.
Renoveringsprojekt på gång? Anlita en byggprojektledare redan på idéstadiet!
”Det är ofta omfattande förändringar som ska till. Vi fungerar som projektstöd till vår beställare, både i det initiala skedet för att skapa kostnadskalkyler för såväl projekteringsskedet som produktionsskede så att hyresvärden har ett ordentligt underlag att gå vidare med. En anpassning handlar om mycket mer än att göra en snygg lokal, eller att flytta några väggar och byta ytskikt. Det handlar om helheten, alltifrån planlösning till materialval, belysning, inomhusmiljö och akustik. Vi sätter hållbarheten i första hand, socialt och miljömässigt.”
Viktiga steg i en lokalomvandling/hyresgästanpassning
Programarbete, verksamhetsbeskrivning, lokalprogram och byggnadsprogram
För hyresvärden är det viktigt att förstå hyresgästens verksamhet för att kunna leverera en lokal som motsvarar deras behov. Ett väl utfört programarbete kartlägger vilka komponenter i lokalen som skapar mervärde åt hyresgästen. Det tydliggör också för alla parter vilka anpassningar som är lämpligast att genomföra, och underlättar vid förhandling.
Programarbetet utgörs av en verksamhetsbeskrivning som ger hyresvärden möjlighet att förstå hyresgästens verksamhet och vilka parametrar som är värdeskapande i dennes dagliga arbete. När sedan ett lokalprogram eller rumsfunktionsprogram adderas till verksamhetsbeskrivningen kan beslut tas om förläggning och utformning av tekniska system och installationer. Byggnadsprogrammet i sin tur belyser vilka tekniska specifikationer som krävs för uppdragets genomförande.
”Programarbetet lägger grunden för hur lyckat projektet kommer bli och borgar för en god långsiktig relation mellan hyresvärd och hyresgäst då man betar av majoriteten av osäkerhetsfaktorer i det skedet och skapar en samsyn i vad som ska utföras”, förklarar Saidom Shahgiriev.
Fastighetsekonomi, investeringskalkylering, lönsamhetskalkylering, avkastningskrav, hyressättning och tillägg.
Alla investeringar har ett visst avkastningskrav på sig och en hyresgästanpassning är inget undantag.
”Våra kunder har avkastningskrav och investeringsmål. Det är därför av stor vikt att tidigt genomföra riskanalyser, kostnads- och investeringskalkyler samt lönsamhetskalkyler. Jag behöver nog inte betona vikten av att de kalkyler som upprättas måste vara pålitliga för att lönsamhetskalkylen ens ska vara relevant. Där har vi som tur är en rejäl databas att utgå ifrån och därtill stöttningen inhouse. Vi samarbetar väldigt mycket inom bolaget med erfarenhetsåterföring vilket borgar för att kunderna återkommer till oss efter avslutade projekt.”
Hur beräknas lämplig hyra efter en hyresgästanpassning?
Den månatliga hyresinbetalningen ska återbetala hyresvärdens initiala investering. Därför är det viktigt att i ett tidigt skede beakta hyresgästens framtid och säkerställa dels att denne finansiellt klarar av hyran men även att lokalanpassningen görs på ett sådant sätt att hyresgästen stannar kvar under en längre period. För att beräkna lämplig tilläggshyra är annuitetsmetoden är en väl använd metodik inom branschen. Ett annuitetsmått beräknas genom att grundinvesteringen ställs i förhållande till den ekonomiska livslängden. Om hyran medför att annuiteten överstigs under investeringens ekonomiska livslängd genereras ett överskott i förhållande till grundinvesteringen.
”Ovan är bara en av flera typer av finansieringsmodeller”, förklarar Saidom Shahgiriev, ”allihop med sina för- och nackdelar beroende på typ av projekt och investering. Det viktigaste vid beräkning av tilläggshyra är att sätta sig in i den situation som hyresgästen befinner sig i och beakta den värdepåverkan som finansieringen har på fastigheten.”
Sammanfattning
Vid en hyresgästanpassning är det viktigt att i ett tidigt skede definiera:
- Vad är det för ombyggnationer som ska göras?
- Vem har ansvaret för att genomföra dessa, det vill säga vem ska upphandla, projektera och utföra byggnadsarbetena inom projektet.
- Hur ser tidshorisonten ut för ombyggnationen, när kan denne påbörjas efter projektering och när kan den vara slutförd.
- Hur ska kommunikationen ske mellan de olika parterna och vilka beskedstider ska man avtala om.
- Vilka delar av ombyggnationen blir hyresgästen ansvarig för att återställa efter avslutad hyrestid.
- Vilken betalningsmetod ska tillämpas för återbetalning och dess påverkan på hyran.
Saidom Shahgiriev avslutar: ”Min uppfattning är att ovan frågeställningar är de som mest frekvent ligger till fog för misstolkningar mellan hyresvärd och hyresgäst. Kan man klara ut dem så borgar det för ett långsiktigt lyckat samarbete”.
Behöver du hjälp med hyresgästanpassning?