Hur tas en bra underhållsplan egentligen fram?

”Vikten av en bra underhållsplan”.

Alla fastigheter är unika, på sitt sätt, därför kan en underhållsplan inte vara en standardiserad skrivbordsprodukt. Det krävs en gedigen erfarenhet för att ta fram en välgrundad plan för er fastighet, nedan går vi igenom vårt arbetssätt.

Hur går underhållsplanering till? Finns det en bra mall för underhållsplanen att utgå ifrån? Det snabba svaret är nej. En underhållsplan bör vara unik för fastigheten den beskriver, för att kunna komma till nytta. Däremot finns det såklart viktiga nyckelingredienser för en bra underhållsplan. På den här sidan förklarar vi hur vi jobbar med underhållsplanering och upprättar en Sustend Underhållsplan.

Varje Sustend Underhållsplan beskriver hur en specifik fastighet bör tas om hand. Den redovisar också kostnader för det periodiserade underhållet för just den fastigheten. En underhållsplan är alltså inget du plockar från hyllan i en butik. Att skapa en underhållsplan är ett projekt.

1. Förarbete

Efter att vi fått en godkänd beställning hämtar vi in information om fastigheten/fastigheterna dels via våra egna system, dels genom frågor till er och dels genom den dokumentation som ni tillhandahåller. På så vis är vi förberedda redan innan vi kommer ut till besiktningen.

Vilka uppgifter och underlag behövs för underhållsplanen?

För att besvara den frågan behöver man först fundera på:

Hur ska underhållsplanen användas och av vilka?

Det är viktigt att anpassa underhållsplanen efter er verksamhet. Det kan exempelvis handla om hur planen ska vara indelad, hur de olika byggdelarna benämns och hur långt tidsspann den ska sträcka sig över. 

Annan information om fastigheten vi tittar på är:

Ålder och historik

När byggdes fastigheten? Vilka komponenter är original och vilka har bytts ut sedan dess? Alla byggdelar och komponenter har en förväntad livslängd. Informationen om fastighetens historik i kombination med bedömning av nuvarande status används vid underhållsplanering och ligger till grund för att bestämma vilken underhållsåtgärd som behöver göras när.

Storlek och antal komponenter

Hur många fönster finns det på fastigheten? Antal belysningar av en viss typ? Hur många kvadratmeter plåt på taket, längdmeter hängrännor, kvadratmeter putsfasad? Alla mängder används i underhållsplaneringen för att beräkna hur mycket varje åtgärdsprojekt kan förväntas kosta.

Material- och komponentval

Om det är trä-, tegel- eller putsfasad påverkar både vilka åtgärder som behövs, hur ofta de behöver upprepas och kostnader för varje åtgärd. Likadant är det för alla andra byggdelar och komponenter. En fastighet har plåtinklädda skorstenar, en annan har balkonger med smidesräcken och en tredje har en asfalterad parkeringsyta osv.

Utsatt för väder och vind?

Även de olika byggnadsdelarnas läge på huset; och husets läge i förhållande till omgivningen; påverkar. Sol, vind och vatten påverkar, men även människorna som vistas i fastigheten och sliter på de olika byggdelarna.

För en helt nybyggd fastighet, eller en fastighet som inte ens börjat byggas, kan mycket av underlaget samlas in digitalt.

2. Besiktning

Vi gör en fysisk okulär besiktning av fastighetens alla delar. Det betyder att vi besiktigar det vi kan se och röra på plats utan några förstörande prover.

Vi uppskattar också om någon från er organisation kan vara med i åtminstone 30 minuter för att visa oss runt, därefter klarar vi oss själva. Den gemensamma rundvandringen är också viktig för att ni ska få en bättre förståelse för hur vi arbetar.

Hur går besiktningen till vid framtagandet av underhållsplanen?

Förberedelser och rundvandring

Våra besiktningsmän med specialistkunskap inom fastighetsunderhåll förbereder sig inför besiktningen genom att läsa på det insamlade materialet för fastigheten. På plats behöver vi tillträde till alla utrymmen som ska besiktas. Här vill vi att någon som känner till fastigheten visar oss runt – så att vi vet vad som ska ingå i underhållsplanen och inte. Exempelvis kan det finnas lokaler som hyrs ut, där hyresgästen själv ansvarar för visst underhåll, som inte ska inkluderas i underhållsplanen. Personen som visar oss runt lämnar över nycklar, brickor och koder som behövs för att få tillträde till utrymmena som ska besiktas.

Okulär besiktning

Besiktningen är okulär – vilket innebär att vi går igenom allt som går att se och röra på plats. Vi gör inga förstörande prover och river ingenting på fastigheten. Vi använder heller inga mätinstrument för att komma åt sådant som finns bakom väggar eller inuti ledningar. Underhållsplanen kan jämföras med en allmän hälsokontroll. Det kan vara så att vi rekommenderar en fördjupad undersökning av vissa delar. Precis som en första läkarundersökning ibland konstaterar att det även behöver göras en röntgen, eller blodprov för att testa olika värden. Istället för att göra alla dessa fördjupade undersökningar direkt, börjar vi med den mer övergripande statusbesiktningen. Så att ni slipper beställa exempelvis karbonatiseringsprov i onödan.

Mängdning och dokumentation

Vi dokumenterar med foto vad vi ser och upptäcker på besiktningen. Vi tittar tillbaka på fotona för att minnas från besiktningen när vi sammanställer underhållsplanen på kontoret. Fotografierna används också till en besiktningsrapport. Besiktningsrapporten som förklarar fastighetens status, vilka åtgärder som behövs och bakgrund till bedömningarna, för den som ska använda underhållsplanen. Bilderna är också bra att ha när vi behöver diskutera ovanliga fynd med kollegor som inte var med på besiktningen.

Vi räknar antalet byggnadsdelar och komponenter och mäter ut med lasermätare och mäthjul. Fuktindikator används där det misstänks fukt och ibland har vi med oss drönare för att komma åt att ta bilder på annars svåråtkomliga utrymmen på taket eller högt uppe på fasaden.

Vad ingår i besiktningen för att ta fram en underhållsplan?

Vad som ingår i underhållsplanen beror på vad fastighetsägaren vill ska ingå. Vi är flexibla och anpassar våra underhållsplaner utifrån den som ska använda planen. Som vi nämnt finns det ingen allmängiltig mall för underhållsplan som man utgår från. Det gör att ingen besiktning heller är den andra lik. Generellt brukar vi dock dela in fastigheten i fem kategorier.

Mark

Oftast hela markanläggningen och all fast egendom som finns på den: ytbeläggningar, murar, altaner, parkeringar, kantstöd, belysningar, grindar, staket m.m.

Fasader

Husens fasader och allt som finns på dem, exempelvis: fasadmaterial, balkonger, entréer, dörrar, fönster, stuprör, loftgångar, belysningar, luckor, glaspartier, detaljer m.m.

Tak

Alla takytor och tillhörande delar: takmaterial,skorsten, installationer på taken, terrasser, plåtdetaljer, taksäkerhet, stegar m.m.

Installationer

Husens allmänna utrymmen: trapphus, korridorer, förråd, soprum, tvättstugor, garage, vind, källare, bastu, reception, gym m.m.

Invändigt

Samtliga fastighetsövergripande installationer såsom: vatten, avlopp, värme, ventilation, el, hiss, styr/regler, kyla, gas, m.m.

3. Bearbetning

Under besiktningen dokumenterar vi våra observationer över skicket på fastighetens olika delar. Vi tar bilder, mäter och inventerar. Allt detta bearbetas sedan på kontoret där planen tas fram. Då deltar ännu fler kollegor, var och en med sin specialistkompetens inom olika områden.

4. Leverans

Två till tre veckor efter besiktningen levereras planen dels i PDF och dels i det digitala verktyget Planima där ni själva kan arbeta vidare med planen om så önskas.

I samband med utskicket av planen bokas även ett möte för startgenomgång till vilket ni har möjlighet att läsa igenom planen och komma med era synpunkter på eventuella ändringar.

5. Startgenomgång

Genomgång av underhållsplanen tillsammans med den ansvariga besiktningsmannen. Under genomgången går vi igenom:
– Våra observationer
– Kommande projekt
– Värdefulla tips om hur ni kan arbeta med planen och hålla den levande.

6. Uppföljning

Vi förespråkar ett aktivt arbete med underhållsplanen och skulle ni vilja ha ett uppföljningsmöte för att diskutera planen ingår detta kostnadsfritt inom ett år från att planen har levererats. Oaktat vilket kan ni alltid kontakta oss för att ställa frågor om innehållet i planen – det är också kostnadsfritt. 

Vem tar fram en underhållsplan?
Byggkonsulterna som arbetar som besiktningsmän inom underhållsplanering på Sustend har allihop en bred erfarenhet och bakgrund inom bygg- och fastighetsbranschen. Tillsammans framställer vi hundratals underhållsplaner varje år åt bostadsrättsföreningar, kommuner, industrier och privata fastighetsägare.

Vem har nytta av en underhållsplan?
Underhållsplanen är ett värdefullt arbetsverktyg för den som har i uppgift att förvalta en eller flera fastigheter. Oavsett om du tillhör ett större bostadsbolag och behöver underhållsplaner för hela eller delar av fastighetsbeståndet, om du är styrelsemedlem i en bostadsrättsförening och behöver en underhållsplan för föreningen eller om du har fastighetsansvar i din organisation är Sustend Underhållsplan ditt verktyg till ett effektivare och mer proaktivt arbete.

Om du är nybörjare eller proffs spelar ingen roll, vi anpassar underhållsplanen så att den passar just er verksamhet.

Ekonomiansvariga, ekonomiska förvaltare, långivare, försäkringsgivare, även aktörer med ekonomiskt intresse i fastigheten (som bank, medlem eller försäkringsbolag) uppskattar en gedigen underhållsplan. Underhållsplanen ger kontroll över framtida åtgärdsprojekt och kostnader. Den är därmed en trygghet för den som vill investera i fastigheten, köpa en bostadsrätt, låna ut pengar eller försäkra fastigheten.