3 frågor styr underhållsplaneringen
Är din underhållsplan tungrodd? Eller tvekar du inför att börja med underhållsplanering eftersom det känns krångligt? Då behöver du ta en funderare på vilken detaljnivå som passar för just er organisation och era fastigheter.
3 exempel på när en underhållsplan kan stjälpa istället för hjälpa
Vår erfarenhet är tydlig oavsett vilken typ av fastighetsägare vi arbetar med. Det är svårt att hitta rätt detaljnivå för underhållsplanen. Följden blir densamma oavsett om man hamnar alltför lågt eller högt – underhållsplaneringen blir en börda istället för effektivisera förvaltningen.
Om detaljnivån blir för låg ger underhållsplanen inte de detaljerade underlag som behövs för ekonomisk analys eller upphandling av åtgärder. Gräver du däremot ner dig i för mycket detaljer blir antalet åtgärder så stort att planen inte går att överblicka och blir svår att arbeta med.
Hur ska du då hitta rätt? Våra byggkonsulter med expertkunskap inom fastighetsunderhåll har några vägledande frågor som kan hjälpa dig på traven:
VAD SKA UNDERHÅLLSPLANEN ANVÄNDAS TILL?
Om underhållsplanen ska användas direkt som underlag för upphandling av åtgärder krävs en högre detaljnivå. Ibland t.o.m. så långt som ner till rumsnivå och enstaka komponenter såsom enstaka termostater och belysningsarmaturer.
Vanligast och oftast även smidigast är dock att låta planen vara mer övergripande och sedan detaljinventera när det börjar bli dags att projektera och genomföra åtgärderna, vilket lämpligen görs av en byggprojektledare om det gäller ett större byggprojekt. Uppdelning per komponent eller byggnad brukar ofta räcka.
HUR SER FASTIGHETERNA UT?
Stora och komplexa fastigheter tvingar ofta fram en lägre detaljnivå, annars blir planen för tungrodd.
Exempel: En underhållsplan indelad per utrymme för ett bostadshus med 30 lägenheter omfattar ca 100 olika planerade åtgärder. Det är högst hanterbart. Samma detaljnivå för en industrianläggning på 50 000 kvm resulterar i en plan med tusentals åtgärder uppdelat på hundratals olika utrymmen. Helt omöjlig att arbeta med!
Genom att slå ihop liknande åtgärder och utrymmen blir planen mycket mer användbar.
En viktig följd av denna fråga är också att nivån i underhållsplaneringen bör varieras mellan olika fastigheter i samma bestånd. Anpassning för varje unik fastighet är nyckeln!
VILKET SYSTEM OCH RUTINER ANVÄNDS?
Det gamla trogna Excelbladet blir snabbt väldigt tungrott om detaljnivån blir för hög. Om du har ett bra IT-verktyg för underhållsplanering där det är enkelt att söka, sortera och filtrera bland alla åtgärder så kan du ha en högre detaljnivå utan att tappa användbarhet. Du har väl testat Planima vid detta laget?
Funderar du också på utveckla ert underhållsarbete eller arbetar du kanske inte ens med underhållsplanering än? Prata med oss och låt oss visa dig hur mycket tid och pengar du kan spara genom att arbeta förebyggande och strukturerat. Läs mer om Sustend Underhållsplan och Planima.
5 steg ger effektivare fastighetsunderhåll
Taksäkerhet – ett av fastighetsägarens viktigaste men mest bortglömda ansvarsområden
10 viktiga klimatanpassningar alla fastighetsägare bör genomföra