Fastighetsunderhåll i 5 steg

5 steg ger effektivare fastighetsunderhåll

Det är ingen hemlighet att vi gillar fastighetsunderhåll och underhållsplanering. Kanske inte så konstigt eftersom det är det kunskapsområde som vi är mest kända för. Men det finns en viktigare anledning till varför vi tycker om det: i stort sett alla som kommer igång med underhållsplanering tycker det är precis lika klockrent som vi gör. Det finns många fördelar, men här är de två viktigaste:

  • Lägre kostnader: Underhållsplanering underlättar avsevärt samordning av fler åtgärder på en eller flera fastigheter vilket ger ”mängdrabatt” vid upphandling. Förebyggande fastighetsunderhåll är dessutom oftast betydligt billigare än felavhjälpande. Det blir också lättare att vara ute i god tid med sina upphandlingar, vilket i sig ofta kan ge bättre priser.
  • Effektivare fastighetsförvaltning: Genom att ha uppdaterad information om fastigheternas status och vad som behöver göras inklusive ekonomiska nyckeltal går det att spara väldigt mycket tid i förvaltningen. Budgetering, prioritering, upphandling och uppföljning är bara några exempel på vanliga moment där tidsåtgången kan kapas dramatiskt.

Oavsett om du förvaltar bostäder, kommersiella fastigheter eller knegar på i en bostadsrättsförening så finns det stora vinster att hämta. Dessutom är det väldigt enkelt: det är bara att följa fem steg!

Från dött dokument till levande arbetssätt

Nyckeln till framgång är att släppa den alltför vanliga fördomen  att underhållsplanering är något som man tar fram en gång och sedan försöker följa med varierande framgång. Som experter kan vi intyga: det funkar inte. Om du däremot är redo för en modernare attityd, nämligen att underhållsplanering är ett kontinuerligt arbetssätt, så har du kommit en bra bit på vägen mot en behagligare tillvaro. Innan underhållsplaneringen kan börja hjälpa dig att spara tid och pengar behöver du:

  • Rätt målsättning – Ta först några minuter och diskutera igenom vad ni vill åstadkomma med er underhållsplanering. Vilken tidsperiod behöver ni planera för? Vilka delar av organisationen ska arbeta med underhållsplaneringen? Vilken detaljnivå ska vi lägga oss på?
  • Rätt kompetens – Den ädla konsten att bryta ner en fastighet i sina beståndsdelar och sedan för varje del kunna konstatera Vad som behöver göras, När det ska göras och hur mycket det kommer att Kosta. Här kan ett bra IT-stöd hjälpa till oerhört mycket (se nästa punkt!).
  • Rätt verktyg – Excel är fantastiskt på många vis, men står sig numera slätt mot de mer anpassade system som dyker upp på marknaden. Bl.a. Planima som vi själva och våra kunder använder flitigt.

 

Underhållsplaneringens 5 steg

Fastighetsunderhåll i 5 steg

 

1. Underhållsplan färdig:

Vi hoppar in i processen när du gjort färdigt planeringen för en eller flera fastigheter. Om du gjort rätt så har ni nu ett uppdaterat dokument eller IT-system som innehåller fastigheternas status samt vad som behöver göras framöver och tillhörande kostnader. Med lite tur har du även lagt in nödvändiga filer såsom ritningar och foton så att alla underlag finns i ett och samma system. Se till att de som behöver ha tillgång till planerna får detta så snabbt som möjligt så att de är redo att ta besluten i nästa steg.

2. Beslut om nästa års fastighetsunderhåll och budget:

Dags för beslut! Detta steg bör klaras av i god tid innan nästa budgetår startar, vilket för de flesta brukar innebära under oktober-november. I planerna finns färdiga förslag på vad som ska göras de kommande åren och tillhörande budgetkostnader. Nu är det dags att besluta hur åtgärderna kan läggas ihop i projekt samt hur och när dessa ska genomföras och vad som behöver budgeteras. Beslut tas vanligtvis för nästkommande budgetår, men för en ännu långsiktigare planering kan projekt och budget spikas för år 1-3 eller 1-5 vid ett och samma tillfälle. Detta är främst viktigt för större fastighetsbestånd och för projekt som sträcker sig över flera år såsom stambyten och större renoveringar. Vid behov så ändras underhållsplanerna direkt för att ta hänsyn till nya prioriteringar eller budgetförhållanden.

3. Projektering och upphandling:

När du vet vad som ska göras är det dags att göra verklighet av planerna. Detta görs genom en projektering, d.v.s. att bestämma i detalj vad som ska göras i de olika projekten. Projekteringen ska svara på allt från tekniska överväganden till hur projekt och åtgärder ska planeras tidsmässigt. I underhållsplanerna finns en mängd användbar information som mer eller mindre direkt kan stoppas in i förfrågningsunderlaget, vilket sparar mycket tid. När förfrågningsunderlaget är färdigt drar upphandlingen igång, och det är en stor fördel om denna kan vara avklarad så tidigt som möjligt för att få tag i de bästa entreprenörerna och pricka in det mest gynnsamma prisläget.

4. Genomförande av underhållsprojekten:

Nu händer det grejor! Projekten genomförs, förhoppningsvis gott och väl inom budget och tidplan. Med gedigen byggprojektledning underlättas arbetet rejält. Viktigt här är att mata in allt som utförts i underhållsplanen samt spara entreprenadhandlingar och lägga in framtida påminnelser för framtida garantibesiktningar, servicebesök och dylikt. Genom att spara information om allt som utförts går det att få bättre uppgifter framåt i tiden, exempelvis genom att justera kostnader och intervall för åtgärder så de blir gradvis mer verklighetsanpassade för varje fastighet.

5. Uppdatering av underhållsplanen:

Med ett smidigt IT-verktyg så håller du givetvis planerna uppdaterade kontinuerligt under året allt eftersom åtgärder genomförs och ny information dyker upp. Det är dock viktigt att sätta en formell deadline varje år då alla underhållsplaner ska vara uppdaterade och redo för beslut. Vid större bestånd så är det viktigt att varje fastighet har en person som är ansvarig för att hålla just den planen uppdaterad, annars blir det snabbt rörigt. När alla planer är uppdaterade är du än en gång redo för Steg 1, och den årliga arbetsprocessen börjar om på nytt.

Om du följer dessa fem enkla steg är succén snart ett faktum och du inser snabbt hur enkelt och värdeskapande underhållsplanering kan vara. Genom en enkel checklista som återkommer år efter år automatiseras en stor del av arbetet och det blir enkelt att börja spara pengar och effektivisera arbetet.

Vill du veta mer om hur vi hjälper fastighetsägare till billigare, effektivare och mer hållbart underhållsarbete? Kontakta oss så berättar vi mer!

Läs mer:
Sustend Underhållsplan för bostadsrättsföreningar
Sustend Underhållsplan för fastighetsbolag
Sustend Underhållsplan för företag
Planima – IT-verktyg för underhållsplanering

Anton Klintenberg
ak@sustend.se

0709 63 95 64