Sustend underhållsplanerar Booforsens fastighetsbestånd

Gamla gjuterier med stampat jordgolv, bergrum och avancerade lokaler för högteknologisk verksamhet – unika byggnadsverk som alla kräver särskild specialkompetens inom fastighetsförvaltning. Med en så färgglad kompott av udda fastighetstyper kräver det sin man (eller kvinna) att lyckas strukturera upp förvaltningsarbetet. Den mannen finns i Karlskoga. Han heter Lars Dahlström och är fastighetschef på Booforsen.

Booforsen är en av de fastighetsägare i Sverige som har allra störst spridning på vilka typer av lokaler de kan erbjuda. Lars är trollkarlen som lyckas tillgodose behoven och önskningarna för de mest varierande typer av hyresgäster.

En skrattande Lars Dahlström

Lars Dahlström, fastighetschef på Booforsen

”Vi försöker nischa oss mot dom som vill ha speciella lokaler som vi kan anpassa efter behov. Kunderna kommer med kravspecifikationer till oss och vi bygger om lokalerna därefter”, säger Lars. ” Det viktigaste för oss är framförallt att våra nuvarande hyresgäster mår bra. Mår dom bra och har fina fräscha lokaler så trivs dom och blir kvar hos oss. Hög prio för mig är att bygga upp ett långsiktigt förhållande med kunden.”

Tillsammans med sitt team på 12 personer förvaltar Lars 185 000 kvadratmeter fastighetsyta, och en stor del av dagarna går ut på att ha möten och kontakt med hyresgäster och entreprenörer.

”Mycket av kontakten med hyresgästerna handlar om att de vill bygga om och förändra sina lokaler. Då är det upp till oss att lämna prisuppgifter och kalkyler och sedan leda byggprojekten. Det är allt från stort till smått. Vi har nyligen haft ett stort byggprojekt då Tele2 flyttade till oss med sina 280 anställda. Lyckades vi inte möta deras önskningar på lokalen så skulle de istället flytta till Stockholm och då hade kommunen gått miste om många arbetstillfällen. Men vi löste det!”

Nya ägare med höga ambitioner

Tidigare har underhållsarbetet skett sporadiskt och främst varit styrt av ägarna. Men nu har nya ägare med större ambitioner tagit över. Fastigheterna ska förädlas och underhållsarbetet effektiviseras. Detta ska göras med hjälp av Sustend Underhållsplan.

Livet blir enklare när man tydligt har framför sig vad som behöver göras. Därför passar Sustends idé om underhållsplanering oss på Booforsen väldigt bra

”Med en bra underhållsplan kommer vi veta vad som skall göras, när det skall göras och hur mycket pengar vi behöver äska. Livet blir enklare när man tydligt har framför sig vad som behöver göras. Därför passar Sustends idé om underhållsplanering oss väldigt bra”, säger Lars.

Andreas Engberg och Lars Dahlström framför en karta

Andreas Engberg från Sustend planerar arbetet tillsammans med Lars Dahlström

Kontakten med Sustend etablerades av en av de nya ägarna som kände till Sustend sedan tidigare.  ”Vi i förvaltningsorganisationen fick information om hur ni jobbar och hur era underhållsplaner ser ut, vilket föll oss i smaken direkt. Från första pilotprojektet så fick jag väldigt bra känsla av er, och ju mer jag sätter mig in i ert sätt att bygga upp underhållsplaner så märker jag att detta är något som kommer passa oss och sättet vi jobbar på mycket väl.”

Förutom fördelarna det innebär att ha god koll på underhållsåtgärderna och budgeten så ser Lars stora möjligheter att minska på kostnaderna genom att projekten kan samplaneras så att stordriftsfördelar uppnås. Och med 185 000 kvadratmeter att underhålla kan det handla om riktigt stora besparingar. Att underhålla i tid istället för att lägga pengar och tid på akuta reparationer är något han tycker att alla fastighetsägare borde göra.

”Enligt min erfarenhet har det vid ett flertal tillfällen uppstått situationer när saker har passerat sin livslängd flera gånger, och så ska det givetvis inte vara. Med en bra underhållsplan får man koll på alla fastighetens komponenters livslängd. Jag tror att vi kommer ha mycket nytta av Sustends underhållsplaner för detta. I längden sparar man mycket pengar i förhållande till vad det kostar att ta fram en underhållsplan, men alla tänker inte så långsiktigt. Om man är steget före kan man genomföra underhållsåtgärder innan saker havererar. Då slipper man dyra, akuta servicekostnader.”

För en förvaltare är det här musik i öronen, att få en BRA underhållsplan

Om sina förväntningar på samarbetet med Sustend säger Lars: ” Självklart förväntar jag mig att detta blir en succé, men det vet jag redan nu att det kommer bli.” Han tillägger: ”Underhållsplanerna ska bli användbara och inte bara något som bockas av och läggs i en byrålåda, utan vi kommer jobba aktivt med dom dagligen. En stor bonus är att vår nya förvaltare får en bra introduktion till våra fastigheter och deras hälsa med underhållsplanerna och vet vad som skall göras, medan våra rutiner finns i mitt huvud och är inte lika enkla att kommunicera. Ägarna får också koll på när de stora utgifterna kommer och när plånboken skall vara redo, så vi kan planera in stora inköp.”

Underhållsplaner som är enkla, tydliga och träffsäkra

Andreas Engberg förklarar och gestikulerar

Andreas Engberg, projektledare på Sustend

Projektledaren inom underhållsplanering, Andreas Engberg, kommer att vara den på Sustend som ansvarar för färdigställandet av Booforsens underhållsplaner.  På frågan om vad som utmärker Sustend som fastighetskonsult svarar Andreas;

”Det skulle jag säga framförallt är den varma gemenskap vi har och att vi är bra på att samarbeta, till exempel mellan underhållsplanerarna och byggprojektledarna. Underhållsplanerarna får träffsäker information om priser och tidsåtgång från byggprojektledarna. Vi jobbar även med att vara enkla och tydliga så att kunden faktiskt förstår underhållsplanen, och därmed verkligen vill jobba med den istället för att den hamnar i byrålådan. Det kan vara förvaltare som sitter med planen, men lika gärna en lekmannastyrelse i en brf, så därför är det viktigt att ha en produkt som alla förstår, vilket jag vet är något unikt med oss.”

Vi ville hitta några vi hade bra feeling för, både i hjärta och hjärna, och det känner vi att vi har med Sustend

Lars flikar in: ”Det måste jag hålla med om. Upplägget i eran plan och webbverktyget Planima är väldigt enkelt att jobba i. För mig känns det viktigt att det inte får vara för krångligt. Är det enkelt så blir det ingen broms. Har man ett stort fastighetsbestånd blir det naturligtvis mycket jobb i programmen, och då måste det vara lätthanterligt och inte ta för mycket tid, tid som alltid är en bristvara.”

Andreas och hans team kommer uteslutande att fokusera på Booforsen tills det att projektet är klart. ”Det här är ett stort projekt för oss och därför har det varit extra viktigt för oss att fram en solid plan för underhållsplaneringen. Vi har jobbat mycket för att planera processen systematiskt och beta av beståndet bit för bit. Det kommer bli intensivt för oss som underhållsplanerare i detta projektet med fullt fokus på Booforsen och inga andra uppdrag inbokade.”

Två husnördar har funnit varandra

Både Lars och Andreas är nöjda med att få arbeta med varandra, och har funnit en gemensam nämnare i kärleken för byggnadsvård.  Andreas säger: ”Det har varit väldigt roligt och funnits en go’ stämning nu under uppstartsfasen. Jag är säker på att vi kommer ha lika bra kommunikation genom hela projektet som vi initialt haft, och att det blir ett ömsesidigt utbyte och teamwork.”

Lars är enig. ”Håller med! Jag hoppas att vi uppfattas lika positiva och goa som vi uppfattat er. Ni verkar vara ett riktigt gott gäng. Vi ville hitta några vi hade bra feeling för, både i hjärta och hjärna, och det känner vi att vi har med Sustend. Det gynnar alla och är en förutsättning för att ro det hela i land tror jag.”

Slutligen sammanfattar Lars: ”Jag är väldigt spänd på resultatet, skall bli riktigt spännande. För en förvaltare är det här musik i öronen, att få en BRA underhållsplan.”

 

Malin Alstersjö
ma@sustend.se