3 exempel på när en underhållsplan kan stjälpa istället för hjälpa

Finns det en underhållsplan för din fastighet? Det låter kanske bra. Men skenet kan bedra, en dålig underhållsplan kan göra mer skada än nytta.

Ibland kommer vi på Sustend i kontakt med fastighetsägare som känner sig förvissade om att de sköter om sin fastighet på ett bra sätt. De har en underhållsplan, och total kontroll över fastighetsförvaltningen. Boende och eventuella köpare känner sig trygga, eftersom den som är ansvarig uppger att det finns en underhållsplan och avsättning till underhållsfonden.  Allt är frid och fröjd. Fastigheten är väl förvaltad.

Det är i varje fall vad alla tror… Men vid ett senare platsbesök anar våra besiktningsförrättare oråd redan när de närmar sig huset.

Det visar sig att det, trots fastighetsägarens stora engagemang och goda intentioner, finns stora brister i underhållsarbetet.

Eftersom det väldigt sällan handlar om avsiktlig misskötsel eller ren nonchalans så måste det finnas andra förklaringar till dessa brister. Vad är det då som är orsaken? Låt oss gå in på det lite djupare. Här är tre exempel på när en underhållsplan kan stjälpa mer än hjälpa:

1. Underhållsplanen är kass

Ofta märker vi att den befintliga underhållsplanen är bristfällig, eller i allra värsta fall rentav dålig. Följande fem brister är de vanligaste:

Den omfattar allt för få underhållsåtgärder

Om planen bara innehåller en handfull åtgärder finns det anledning att reagera. Då lär det vara så att en stor mängd underhållsåtgärder inte planeras för i tid.

Plötsligt dyker behovet av underhåll upp som gubben i lådan. Pengar finns inte avsatta i underhållsfonden eller budgeterade för och i värsta fall leder undlåtenheten att utföra underhållsåtgärden i tid till onödiga skador som blir dyrare att åtgärda.

Den sträcker sig bara ett fåtal år fram i tiden

Att ha en för kort horisont i underhållsplaneringen leder oundvikligen till ekonomiska kallduschar. Kanske visar det sig vid nästa uppdatering av underhållsplanen att både renovering av stammar, byte av fönster och omfogning av tegelfasaden är nödvändigt inom bara några år. Dessa åtgärder medför stora utgifter för fastighetsägaren, och man bör ha bättre framförhållning för att klara av dem.

Vill du ha hjälp med att ta fram en underhållsplan?

Kontakta oss

Den anger inte hur ofta en viss underhållsåtgärd bör utföras eller när den bör utföras nästa gång.

Behöver fönstren målas regelbundet? Ja, det är bra att känna till. Men när gjordes det senast? Och när är det dags nästa gång? Under en 10-årsperiod kan de personer som förvaltar fastigheten ha bytts ut, och ingen har längre en aning om vilka underhållsåtgärder som utförts eller när de ska utföras igen.

Den har inga prisuppskattningar

Det är omöjligt att veta exakt hur mycket en viss underhållsåtgärd kommer kosta. Det beror exempelvis på på hur säsongen ser ut för entreprenörerna, och om fler åtgärder kan utföras samtidigt så att tid och pengar kan sparas genom samordningseffekter. Men underhållsplanen bör innehålla åtminstone en grov uppskattning av kostnaden så att pengar kan avsättas för underhållet i god tid.

Den saknar ekonomisk analys

Den innehåller ingen analys som visar hur mycket underhållet faktiskt kostar på kort och lång sikt.

En underhållsplan är inte bara en checklista över vilka åtgärder som behövs genomföras. Den är också ett viktigt hjälpmedel i den ekonomiska planeringen. En av dess viktigaste funktioner är att hjälpa fastighetsägaren planera för kommande kostnader genom att visa hur mycket underhållet kommer att kosta över olika tidsperioder.

Rekommendationen måste inte följas slaviskt, det finns många sätt att planera för utgifter, men i en underhållsplan bör det finnas en övergripande ekonomisk analys.

2. Underhållsplanen finns inte (Trots att alla tror det)

Det är inte helt ovanligt att fastighetsägaren är helt säker på att det finns en underhållsplan för fastigheten, men att det egentligen inte stämmer. Det kan istället ligga till så här:

”Underhållsplanen”  innehåller bara åtgärder bestående av brister som de som vistas i huset har råkat notera

De allra värsta exemplen på eftersatt underhåll brukar återfinnas hos fastigheter där de fastighetsägaren med ”underhållsplan” menar en lista där folk gemensamt hjälps åt att skriva upp saker som de ser behöver göras, exempelvis kan en underhållsplan för en bostadsrättsförening missvisande bestå endast av sådant som upptäcks under den gemensamma städdagen.

Under ytan kan fastigheten förfalla, medans man bara åtgärdar sådant som man råkar lägga märke till.

En bra underhållsplan måste föregås av en grundlig besiktning av fastigheten utförd av en kunnig besiktningsman med rätt kompetens.

Det som man kallar underhållsplan är egentligen husets DS-instruktioner (drift och skötsel)

De flesta fastigheter har en samling instruktioner för drift och skötsel. Dessa innehåller information om hur många byggnadsdelar och installationer ska skötas. Och det är information som är bra att ha, och i synnerhet bra att följa. Men det är absolut ingen underhållsplan!

Man tror att fastighetsskötaren sköter underhållsplaneringen

Man har anlitat en teknisk förvaltare och tror att det ingår i fastighetsskötarens ansvar att ha kontroll över framtida underhållsåtgärder. Kanske misstar man även fastighetsskötarens enklare ronderingsschema för en underhållsplan.

3. Underhållsplanen finns, men används inte

Att det faktiskt finns en underhållsplan hjälper ju inte särskilt mycket om den inte används. Fastighetsägaren kanske förstår vikten av att det finns en underhållsplan, men inser inte att arbetet inte stannar där. Eller så är man osäker på hur den ska användas.

Men en underhållsplan är ingen engångsrapport som ska tas fram för att sedan stoppas i ett arkiv någonstans. Om underhållsplanen är för krånglig att använda eller uppdatera, eller svår att förstå, så riskerar den att förbli oanvänd. De vanligaste anledningarna till att den inte används som den borde är följande:

Den är för svår att tyda

Om underhållsplanen är för krångligt strukturerad, eller innehåller termer som är svåra att förstå för någon som inte är väl insatt i byggteknik, så finns risken att den förblir liggandes oanvänd. Den bör därför vara skriven på ett sådant sätt att vem som helst utan förkunskaper kan tolka den.

Det faktum att det finns en underhållsplan är inte en garanti för att underhållsåtgärder inte missas. En dålig underhållsplan utgör snarare en fara, eftersom den kan invagga fastighetsägaren i en falsk trygghet.

Den är alltför detaljerad

Det låter kanske märkligt att en underhållsplan kan vara för detaljerad. Men ibland ser man helt enkelt inte skogen för alla träd. Om underhållsplanen innehåller massor av små åtgärder som är specificerade var och en för sig så kan det bli svårt att få en bra överblick över underhållsprojekten.

Vid upphandling av underhållsåtgärder kan det vara bättre att låta projektledaren som ansvarar för genomförandet av underhållet sköta detaljplanering och projektering.

Den har använts, men uppdateras inte

När underhållsåtgärder utförts måste planen uppdateras. En underhållsplan bör finnas i ett format som gör den enkel att arbeta med och ändra. Går den inte att uppdatera blir den väldigt fort inaktuell och därmed svår att använda. Numera finns det smidiga IT-system och appar som förenklar arbetet med underhållsplanering.

Vad är det då vi egentligen vill säga? Jo, att det faktum att det finns en underhållsplan inte är en garanti för att underhållsåtgärder inte missas.

En dålig underhållsplan utgör snarare en fara, eftersom den kan invagga fastighetsägaren i en falsk trygghet.

Det handlar sällan om medveten misskötsel, dåligt engagemang eller inkompetens. Det handlar oftast om att alla inblandade förlitar sig blint på en underhållsplan som egentligen är undermålig, och tror att man ligger i fas med fastighetsunderhållet.

Vill du se ett exempel på en bra underhållsplan? Läs mer om hur våra byggkonsulter jobbar med underhållsplanering (vi jobbar även med underhållsplanering för andra fastighetsägare som företag och kommuner) och få ett exempel på en underhållsplan via epost. Kontakta oss!

Läs mer:
Sustend Underhållsplan

Planima

Exempel på besiktningar som vi utför